JOU-1001

Les commandites : Introduction au capharnaüm!

Les commandites: définitions

  • C’est une relation d’intérêts entre deux ou plusieurs parties construites autour d’un partage de valeurs.
  • C’est une relation bi-directionnelle qui profite à toutes les parties impliquées.

Les commandites

  • C’est un échange qui prend la forme de:
  • Financement
  • Partage de risques
  • Offre de services (temps, matériel, autres)
  • Échanges de différentes natures

L’offre de commandite

  • Ce n’est pas une demande, c’est une offre!
  • Elle doit positionner les partenaires d’égal à égal.
  • Elle s’énonce par écrit dans un cahier de charges ou contrat de commandite
  • Elle est le fruit d’une réflexion stratégique!

La stratégie

  • Le commanditaire fait partie intégrante de votre projet. Il faut le choisir adéquatement.
  • Correspondance avec votre mission et objectifs
  • Partage d’intérêts communs
  • Possibilité d’un échange à long terme
  • Vous devez estimez les retombées autres que financières

Le contrat de commandite

  • Il comprend:
  1. La présentation du projet ou de l’événement
  2. La documentation du projet ou de l’événement (statistiques, retombées économiques, public-cible, etc.)
  3. L’offre de partenariat ($, services, échanges ou autres)
  4. Plan de visibilité
  5. La demande chiffrée et documentée
  • Présentation du projet ou de l’événement
  1. C’est ni plus ni moins qu’un plan d’affaires
  2. Mission de l’événement ou du projet
  3. Objectifs de l’événement ou du projet
  4. Les caractéristiques originales du projet
  5. Budget passé, prévsionel et futur
  • La documentation du projet ou de l’événement
  • Doit comprendre
  1. Des données sur les publics ciblés
  2. Les retombées possibles ou réelles (économiques, sociales, culturelles, politiques)
  3. Les promoteurs
  4. Les autres partenaires réels ou potentiels
  • L’Offre de partenariat
  • Doit établir
  1. Les montants, les services ou les échanges prévus
  2. Les avantages du partenariat
  • Le plan de visibilité
  1. La valeur réelle de l’offre
  2. Les attentes du promoteur face au commanditaire
  3. Les engagements du promoteur face au commanditaire
  • La demande chiffrée et documentée
  1. La demande doit être assortie
  2. D’un budget
  3. Respect du ratio 2/3 – 1/3
  4. La justification des usages des sommes, services ou produits échangés
  5. Les retombées potentielles et réelles de l’offre pour le commanditaire

Pendant l’événement

  • S’assurer du respect intégral par les deux parties du contrat de commandite
  • S’assurer de la satisfaction du partenaire
  • Savoir s’ajuster!
  • Ne jamais prendre une décision sans consulter le partenaire!
  • Constituer les archives (publicités, reportages, etc.)

Après le projet ou l’événement

  • Remettre un dossier complet d’archives au commanditaire
  • Remettre un document d’évaluation au commanditaire
  • Faire participer le commanditaire au processus d’évaluation
  • Prévoir tous les remerciements qui s’imposent!

L’éthique, les relations publiques et les relations de presse

Qu’est-ce que l’éthique professionnelle?

  • Un cadre de comportements.
  • Des paramètres pour protéger le public, les professionnels et les partenaires.
  • Une marche à suivre pour travailler consciencieusement.
  • Un frein au chaos!

Le code d’Athènes

  • Code d’éthique international des praticiens en relations publiques
  • Adopté par l’international Public Relations Association à Athènes le 12 mai 1965.
  • Modifié à Téhéran le 17 avril 1968
  • Tous les pays membres de l’Organisation des Nations Unies sont signataires
  • Les règles
  • Tout membre doit:
  1. – Contribuer à la réalisation de ces conditions morales et culturelles qui permettent à l’homme de s’épanouir et de jouir des droits imprescriptibles qui lui sont reconnus dans la Déclaration universelle des droits de l’Homme.
  2. – Créer des structures et des canaux de communication qui, en favorisant la libre circulation des informations essentielles, permettront à chaque membre du groupe de se sentir informé, concerné, responsable et solidaire.
  3. – Se comporter en toutes occasions et en toutes circonstances de façon à mériter et à obtenir la confiance de ceux avec lesquels il se trouve en contact.
  4. – Tenir compte que, du fait du caractère public de sa profession, son comportement, même privé, aura une répercussion sur les jugements portés sur la profession dans son ensemble.
  • Les prescriptions
  1. – Respecter les principes et les règles morales de la Déclaration universelle des Droits de l’Homme
  2. – Respecter et sauvegarder la dignité de la personne humaine et reconnaître à chaque individu le droit de former, lui-même, son propre jugement.
  3. – Créer les conditions morales, psychologiques, intellectuelles du vrai dialogue; reconnaître le droit aux parties d’exposer leur point de vue.
  4. – Agir, en toutes circonstances, de façon à tenir compte des intérêts respectifs des parties en présence: ceux de l’organisation qui utilise ses services, comme ceux des publics concernés.
  5. – Respecter ses promesses, ses engagements, qui doivent toujours être formulés dans des termes qui ne prêtent à aucune confusion et agir honnêtement et loyalement en toutes occasions afin de maintenir la confiance de ses clients et employeurs, présents ou passés, et de l’ensemble des publics concernés par ses actions.
  6. – Jamais subordonner la vérité à d’autres impératifs.
  7. – Ne jamais diffuser des informations qui ne reposeraient pas sur des faits contrôlés et contrôlables.
  8. – Jamais prêter son concours à toute entreprise ou à toute action qui porterait atteinte à la morale, à l’honnêteté ou à la dignité et à l’intégrité de la personne humaine.
  9. – Ne jamais utiliser de méthode, ou moyens ou techniques, de manipulation en vue de créer des motivations inconscientes qui, en privant l’individu de son libre arbitre, ne l’obligeraient plus à répondre de ses actes.

Code de déontologie

  • Société des relationnistes du Québec
  1. On doit favoriser l’intérêt public et ne rien faire qui puisse être nuisible à l’exercice des relations publiques, à la collectivité ou à la société.
  2. On doit se conformer aux normes les plus strictes d’honnêteté, d’exactitude et de véracité. On ne diffuse pas sciemment une information fausse ou trompeuse.
  3. On doit protéger les confidences de ses clients et employeurs, actuels et passés.
  4. On ne doit pas représenter des intérêts en concurrence ou en conflit.
  5. On ne peut faire quoi que ce soit qui risquerait de corrompre l’intégrité des moyens de communication publique.
  6. On doit se conformer aux normes de la déontologie en ne sollicitant pas les clients d’autres relationnistes.
  7. On doit appuyer le présent code de déontologie.
  8. Si un membre a lieu de croire qu’un autre membre enfreint le présent code, il doit en informer la Société des relationnistes du Québec

Tisser le lien social à l’aide d’un projet

Un projet, c’est un ensemble relativement complexe d’activités et de tâches, toutes orientées vers un objectif précis et connu au départ; cet objectif correspond à la réalisation d’un extrant concret (l’événement, un produit nouveau…). L’atteinte de l’objectif du projet est objectivement vérifiable.

  • Esquisse d’un projet

Les phases de réalisation d’un projet

  • 1. L’orientation. Déterminer les motivations des membres de l’équipe et des partenaires.
  • 2. La conception. Déterminer le cadre de réalisation à l’intérieur duquel le projet va se dérouler (contexte)
  • 3. L’exploration. Y a t-il un besoin pour le projet ?
  • 4. La planification. Phase prévisionnelle: Déterminer le plan d’action (structurer les tâches) et les ressources nécessaires pour réaliser les tâches
  • 5. La production. Phase opérationnelle: Réaliser les tâches pour mener le projet à terme
  • 6. La diffusion. Phase d’exécution. Go. On réalise le projet.
  • 7. L’évaluation. Phase d’appréciation: Réaliser l’évaluation du projet et remercier les personnes impliquées dans le projet.

La phase d’orientation

  • A- Partager les différentes visions du projet
  1. – Vision du projet
  2. – Spécifier le message
  3. – Quelle est la critique que vous aimeriez lire dans le journal au lendemain de votre projet ?
  4. – Trouver un consensus
  • B- Cerner les motivations des participants (leader, bénévoles)
  1. – Pourquoi ?
  2. – Forces et faiblesses du groupe
  3. – Motivation commune (consensus)
  • C- Les réalités incontournables du projet
  1. -Dresser une liste des facteurs de risque
  2. -Dresser une liste des faits incontournables/contraintes
  • D- Délimiter l ’espace de réalisation
  1. -Synthèse des visions et motivations
  2. – Fixer l ’ordre de priorité
  • E- Établir le minimum vital
  1. – Cerner les éléments qui font consensus (les éléments à conserver coûte que coûte)
  2. – Découvrir la raison d’être du projet
  3. Avec ce minimum, l’équipe pourra s’épanouir et le projet (le message) risque de passer.

La phase de conception

  • a) Identifier le profil du projet
  • b) La mission
  1. – Générer l’idéal à atteindre
  • c) Définir les objectifs du projet
  1. – Mesurable/ Court, Moyen et long terme
  • d) Réaliser la cartographie du projet
  1. – Qui sont les joueurs impliqués dans le projet ?

  • Cette cartographie humaine doit être mise en relation avec deux grandes dimensions:
  1. -Tâche
  2. -Relation

La phase d’exploration

  • a) Y a-t-il un moyen de faire un pré-test ?
  • b) Est-ce que l’on peut évaluer si le projet est faisable ?
  • c) Avons-nous ciblé la bonne population pour le projet ?
  • d) Peut-on examiner les dangers potentiels ?
  • e) Établir les aspects critiques d’un projet.
  1. – Temporelle
  2. – Risque

La phase de planification

  • – Planification du projet
  • – Que doit-on faire et comment doit-on le faire (organigramme de tâches) ?
  • – Préciser les limites temporelles du projet (Diagramme de Gantt)
  • -Ressources physiques, financières et humaines

Caractéristiques d’une tâche:

  • 1) Une tâche nécessite généralement une allocation de ressources humaines, financières et matérielles ainsi qu’une durée.
  • 2) Une tâche peut être affectée à une personne ou à un groupe
  • 3) Très important de déterminer la nature de la tâche

Préparation d ’un organigramme de tâches (OT)

  • Un OT est la décomposition ordonnée et exhaustive de l’ensemble du projet et sert à analyser les tâches et les moyens nécessaires pour réaliser l’extrant.
  • L ’OT vous donne la structure de votre projet mais non la dynamique optimale pour réaliser votre projet.
  • Lorsque votre OT est complété, il faut réaliser vos fiches de tâches
  • Lorsque l ’OT fonctionnel est terminé, il faut le convertir en diagramme de Gantt.

Synthèse :

  • Selon la nature de votre projet, vous allez vivre les sept étapes à un rythme différent…
  • Pour réussir un projet, on se doit d’avoir un but commun (consensus ou minimum vital).
  • A priori tous les projets sont beaux… Par contre, en affaires vaut mieux être bon que beau. Donc, une évaluation est nécessaire.
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